書類の保存期間

 その他、こんなことにも注意する必要があります

会社が事業を営んでいくうえでは、多種多様、かつ、膨大な書類を作成し整理保存していく仕事が不可欠です。

今回取りまとめたのは、社会労働関係や税務関係など、それらの一部に過ぎませんし、他にも法律で保存期間が定められている書類は少なくありません。

文書（書類）に関する社内規程

こうしたことから、最も望ましいのは、書類名・区分等に応じた保存期間等も含めて「文書（書類）の取扱に関する規程」を社内規程の一つとして定めておくことです。その際には、法律で保存期間が定められているときは、その期間を下回る保存期間を社内規程で定めることはできないことに注意しなければなりません。

きちんとした社内手続を

一方、法律または社内規程で定めた保存期間を経過した書類を廃棄するにあたっては、事業主かまたは事業主からそれについて権限を委ねられた社員（総務部長など）の決済を求めるなど、きちんとした社内手続を行うとともに、それらの事実を文書で記録しておくべきです。

情報流出に万全の注意を

さらに、実際の廃棄の方法にも注意が必要です。社会労働関係の書類は個人情報のかたまりですし、税務関係の書類は会社の経営情報そのものです。シュレッダーにかけるとか、廃棄業者に委託する場合は守秘義務を契約上明記するとか、または溶解処理させるなど、重要な情報が社外に流出し独り歩きすること等が決してないよう、十二分に配慮しなければなりません。

なお、ここでいう「書類の整理保存」は、基本的には紙媒体であると電子媒体（電磁的記録）であるとを問いません。